Sık sık kendinizi geç kalıyormuş veya biriken işlerden bunalmış gibi mi hissediyorsunuz? Zamanınız tüm sorumluluklarınızı yerine getirmeye yetmiyor mu? Eğer öyleyse, bazı değişiklikler yapma zamanınız geldi. Oturmuş bir iş disiplinine sahip olmak ve etkili zaman yönetimi her bireyin edinmesi gereken temel becerilerdir. Consult Saga olarak bu blog yazımızda, çalışma stilinizi kökten değiştirecek 5 basit ama etkili alışkanlıktan bahsedeceğiz. Bu alışkanlıkları benimseyerek evde, okulda ya da iş hayatınızda zamanınızı daha iyi yönetebilecek ve hedeflerinizi daha kısa sürede tamamlayabileceksiniz. Eğer hazırsanız başlayalım!
Zaman Yönetimi Neden Bu Kadar Önemli?
Forbes’ta yayınlanan bir makale, insanların gün boyunca değişen enerji seviyeleri nedeniyle her gün ortalama olarak yalnızca yaklaşık üç saat boyunca en yüksek üretkenlik düzeyine çıkabildiklerini ortaya koyuyor. Bu istatistik, etkili zaman yönetiminin hem profesyonel hem de kişisel yaşamda başarı için ne denli gerekli olduğunu anlatmak için yeterli. Zaman Yönetimi, hedeflerinizi gerçekleştirebilmenizi ve son teslim tarihlerine yetişebilmenizi sağlayarak, mevcut zamanınız ve kaynaklarınızdan en iyi şekilde yararlanmanıza olanak tanır. Aksi takdirde görevler kolayca birikerek strese, bunalmaya, tükenmişliğe ve doğal olarak üretkenliğin azalmasına neden olur. Zaman yönetiminin önemini anlayarak ve iş disiplini alışkanlıkları geliştirerek programınızın kontrolünü elinize alabilir ve verimliliğinizi arttırabilirsiniz.
1) Geleceğe Yönelik Plan Yapın
İş disiplini ve etkili zaman yönetimi söz konusu olduğunda, ilk adım oyun planınızı, stratejinizi önceden kurmaktır. Görevlerinizi düzenleyerek ve kendinize net hedefler belirleyerek, odağınızı koruyabilir ve doğru patikada kalabilirsiniz. Bir yapılacaklar listesi oluşturmak için zaman ayırın ve sorumluluklarınıza sıralamak için bir planlayıcı kullanın. Böylece iş yükünüzü yönetilebilir parçalara bölerek, bunalmanın önüne geçebilir ve zamanınızı verimli kullandığınızdan emin olabilirsiniz. Ek olarak, organize olmak olası problemleri veya son teslim tarihlerini önceden fark etmenize olanak tanıyarak size önceden harekete geçme ve proaktif kalma fırsatı verecektir. İleriye yönelik planlamayı içeren güçlü bir iş ahlakı geliştirmek, yalnızca üretkenliğinizi artırmakla kalmaz, aynı zamanda stresinizi azaltır ve daha sorunsuz bir iş akışı sağlar.
2) Önceliklerinizi Belirleyin
Çalışma stilinizi değiştirecek temel alışkanlıklardan biri, önceliklerinizi belirlemektir. 80/20 kuralı olarak da bilinen Pareto İlkesi, elde edilen sonuçların kabaca %80’inin, ortaya konan eylem veya eforun yalnızca %20’sinden kaynaklandığını belirtir. Bu, önceliklerinizi belirlemenin ve en değerli sonuçları üretecek görevlere odaklanmanın önemini vurgulamaktadır. Hangi görevlerin en önemli olduğunu ve önce tamamlanması gerektiğini belirleyerek, zamanınızı ve kaynaklarınızı daha verimli bir şekilde tahsis edebilirsiniz. Mevcut tüm sorumluluklarınızı alt alta koyun ve iş yükünüzü değerlendirin. Bugün mutlaka yapılması gereken işler hangileri? Neler ertelenebilir ya da delege edilebilir? Bu yöntem sayesinde, enerjinizi gerçekten aciliyeti olan işlere odaklayabilir ve en temel görevlerinizde devamlı ilerleme sağlayabilirsiniz. Bu alışkanlık yalnızca zaman yönetiminizi geliştirmekle kalmaz, aynı zamanda düzenli başarım elde etmenizi sağlayarak özgüveninizi ve motivasyonunuzu tazeler.
3) Bir Rutini Benimseyin
Karakteriniz ile uyumlu bir rutin oluşturmak ve onu benimsemek sağlam bir iş disiplini oturtmanın taşıyıcı sütunlarından bir tanesidir. Belirli bir rutininiz olduğunda, gününüz için bir yapı oluşturmuş olursunuz ve böylece verimliliğinizi maksimum seviyeye çıkartabilirsiniz. Çalışma Sisteminiz, hedefe odaklı kalmanıza yardımcı olur ve otomatik alışkanlıklar, cevaplar geliştirerek ve sürekli karar vermenin yorgunluğunu ortadan kaldırır. Hangi görevleri ele alacağınızı ve ne zaman ele alacağınızı tam olarak bildiğiniz için, kafanızda bir disiplin ve odaklanma duygusu oluşur. Planınıza sadık kalarak dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirebilir, düzenli olabilir ve disiplininizi her şartta koruyabilirsiniz. Ancak rutininizin belli oranda esnekliğe sahip olması gerektiğini de aklınızdan çıkartmayın. Böylece anlık değişimlere sisteminizi tamamen terk etmeden ayak uydurabiliyor olacaksınız.
4) Dikkat Dağıtıcı Unsurları Ortadan Kaldırın
Teknolojinin dikkat dağıtıcılığı ile dolu modern dünyamızda, odaklanmak gerçek bir mücadele haline gelmiş durumda. İstatistiklere göre günlük yaklaşık 3 saatimizi sosyal medyada harcıyoruz. Eğer zamanınızı iyi yönetmek ve disiplinli bir şekilde çalışmak istiyorsanız bu unsurlardan kurtulmanız gerekiyor. Çalışma ortamınızda dikkat dağınıklığının en büyük sorumlularını belirleyerek işe başlayın. Telefonunuza sürekli yeni bildirimler mi geliyor? Ya da e-posta veya sosyal medya hesaplarınızı sürekli kontrol etme dürtüsü mü hissediyorsunuz? Her ne olursa olsun, bu dikkat dağıtıcı faktörleri en aza indirmenin yollarını bulmalısınız. Örneğin; çalışırken telefonunuzu sessize alın veya başka bir odada tutun. Dikkatinizi dağıtan web sitelerine ya da uygulamalara erişiminizi geçici olarak kısıtlayabilen web sitesi engelleyicileri veya uygulamaları kullanın. Özellikle evinizden çalışıyorsanız, yalnızca görevlerinize odaklanabileceğiniz belirlenmiş bir çalışma alanı yaratın.
5) Mola Verin ve Dinlenin
Hayatın yoğun temposu içerisinde mola vermenin ve deşarj olmanın önemini unutmak kolaydır. Ancak çalışma stilinizde gerçekten fark yaratmak ve üretkenliğinizi artırmak istiyorsanız, bu alışkanlık kesinlikle gereklidir. Gün boyunca düzenli olarak mola vermek, zihninizi ve bedeninizi yeniden şarj etmenizi sağlar, tükenmişliği önler ve enerji seviyenizi yüksek tutar. İster dışarıda kısa bir yürüyüş, ister birkaç dakikalık meditasyon, ister sadece esnemek ve derin nefes almak için bir dakika ayırın. Kendinize kısa bir süreliğine işten uzaklaşma izni vererek, aslında genel verimliliğinizi ve döndüğünüzde odaklanmanızı artırmış olursunuz. Bu nedenle, düzenli molalar vermeyi ve kişisel bakım için zaman ayırmayı ihmal etmeyin. Bedeniniz ve zihniniz size teşekkür edecek ve üretkenliğinizde dikkate değer bir gelişme göreceksiniz.
Daha detaylı bilgi için Zaman Yönetimi ve İş Disiplini başlıklı eğitimimizi inceleyebilir ve bizimle iletişime geçebilirsiniz!
